Часто в нашей жизни мы сталкиваемся с задачами, которые необходимо выполнить в определённый срок. Это может быть домашнее задание, творческий проект, регистрация на выборы или инициатива на работе. Окончание проекта в отведённый срок может представлять трудность для некоторых людей. Прокрастинация и отвлекающие факторы могут уменьшить эффективность и затянуть время выполнения задач. Тем не менее путём применения разумной тактики и эффективного распределения времени, возможно преодолеть собственные недостатки и постоянно соблюдать установленные сроки.
Метод №1. Поддержание эффективного управления временем
Установите план завершения вашего проекта. При установке времени завершения проекта важно быть объективным, реально смотреть на вещи и учитывать то, сколько времени может потребоваться. Проанализируйте, какие действия вам необходимо выполнить, какое количество времени вы сможете уделить проекту и каков его объём. Для получения хорошей оценки можно использовать ещё один способ — сопоставить её с проектами, выполненными в прошлом. Если вам кажется, что вы не успеете закончить работу вовремя, обратитесь к тому, кто установил срок, и поинтересуйтесь, возможно ли его перенести.
Необходимо оценить время, которое потребуется для выполнения каждой маленькой задачи. Добавьте «временную подушку» в конце графика работ, чтобы в вашем распоряжении было время для всего проекта, когда вы закончите его.
Прежде чем принять крайний срок, назначенный вашим заказчиком или руководителем, обязательно убедитесь, что вы получили полное объяснение специфики проекта.
Не соглашайтесь на нереальный крайний срок, чтобы впоследствии избежать взрыва недовольства со стороны того, кто его назначил, а также сохранить свою репутацию.
Преобразуйте свой проект, разделив его на небольшие задачи
Рекомендуется разбить крупный проект на несколько меньших задач во избежание чувства перегрузки, выгорания и максимального упрощения достижения результата. По мере выполнения задач, вычёркивайте их из своего списка.
Например, если вам нужно подготовить статью, то первоначальный анализ темы можно разместить в самом начале графика работы. В дополнительные задания могут входить написание первой половины статьи из нескольких сотен слов, создание вступительной части или определение примерного объёма будущего материала.
Если у вас экстренные сроки для работы, необходимо обеспечить эффективное распределение времени. Если кажется, что выполнение небольшой задачи занимает больше времени, чем обычно, возможно, стоит перейти к следующей части проекта.
Сосредоточьтесь на единственном проекте
Многие из нас работают в режиме многозадачности в повседневной жизни, однако важно уделять достаточно времени каждому проекту. Это позволяет сосредоточиться и стать более эффективным в работе.
Если вам приходится работать параллельно с несколькими проектами одновременно, рекомендуется завершить основную часть задач для одного проекта, прежде чем переключиться на другой.
Определите приоритеты ваших проектов
Если вы сталкиваетесь с необходимостью работать над несколькими проектами или задачами, важно уметь определить, какие из них являются наиболее значимыми для общего успеха проекта, и какие шаги нужно выполнить до перехода к следующим.
Начинать работу с наиболее сложных задач или проектов — хорошая идея. Вы находитесь на пике своей продуктивности и пока что не столкнулись с выгоранием.
Допустим, задача потребует больше времени, чем вы ожидали
Стоит учитывать неожиданные обстоятельства, которые могут вызвать задержки в выполнении вашего проекта. Особенно важно учитывать их в начале проекта, чтобы иметь возможность внести необходимые изменения в план и график работы. Такие обстоятельства могут варьироваться от климатических условий до различных изменений в условиях работы, таких как задержки в поставках или непредвиденные проблемы с техническим оборудованием. Иногда это может означать, что необходимые документы не были получены вовремя, кто-то заболел или возникла срочная личная ситуация. Планирование на случай неожиданных обстоятельств поможет вам быть готовыми к ним и не сорвать сроки выполнения проекта.
В случае возникновения чрезвычайной ситуации, если вы не можете успеть выполнить задание вовремя, немедленно сообщите об этом лицу, установившему крайний срок.
Предусмотрите регулярные перерывы в течение дня
Непрерывная работа без перерывов снижает вашу эффективность. Чтобы не терять концентрацию, рекомендуется делать перерывы длительностью 10-15 минут в течение дня, вместо того, чтобы просто выгорать на работе.
Пожалуйста, проанализируйте, на протяжении какого времени вы обычно можете качественно сосредоточиться и соответственно затем настройте продолжительность работы с учётом этого фактора.
Разумно предусмотренные перерывы в течение дня позволяют вам не только отдохнуть, но и внимательно рассмотреть сложные проблемы, на которых вы могли застрять.
Избавьтесь от нереальных дедлайнов
Если установленный срок не имеет объективности или не обладает большим приоритетом, то стоит рассмотреть вариант его полной отмены. Для некоторых задач и проектов требуется высокий уровень точности, терпения и времени, при этом сроки выполнения не являются приоритетными для компании в целом.
Для проектов, где требуется высокая точность и тестирование, например, в IT или программировании, необходимо менее ориентироваться на сроки, а больше уделять внимание созданию качественного, конкурентоспособного продукта.
Хотя некоторые могут считать, что установление не реальных сроков даёт результаты, исследования демонстрируют, что это обычно не увеличивает эффективность. Самое важное — это наша рабочая этика, согласованность, вежливость и другие поведенческие аспекты, которые мы можем улучшить, например, стать более организованными.
Метод №2: Организованность — вот ваш путь
Ведите ежедневник и придерживайтесь расписания
Введение в вашу жизнь календаря ежедневных задач или ежедневника позволит вам наглядно представить работу, которую вам нужно выполнить. Непременно распланируйте время, необходимое для выполнения каждой задачи, включая периодические запланированные перерывы. Разделение проекта на четыре более мелких части поможет достичь поставленных временных ограничений и целей на протяжении всей работы.
Воспользуйтесь онлайн-календарями, например, календарём Google, чтобы получать push-уведомления и электронные письма о важных датах или дедлайнах.
Сформируйте список задач, который вам нужно выполнить
Отсутствие ясного понимания того, что следует предпринять, может привести к бесполезному растрачиванию времени. Необходимо убедиться, что у вас имеется чёткий перечень задач, которые нужно выполнить, чтобы успеть закончить проект вовремя. Лист с этим списком можно сохранить на бумаге или в документе, доступном в Интернете.
После выполнения задач из списка, обязательно сделайте пометку о выполнении.
Распределите все свои документы и электронные письма по категориям и храните их в соответствующих папках
Поиск утерянных важных документов занимает достаточно много времени и может вызвать стресс, который повлияет на дальнейшую продуктивность. Быстрый поиск важной информации станет возможным благодаря систематизации и классификации документов.
Для того чтобы иметь доступ к электронным письмам в будущем, сохраните их в специальной папке. В случае возникновения ситуации, когда что-то пойдёт не так или возникнет спор, вы сможете обратиться к предыдущим электронным сообщениям, чтобы подтвердить свою позицию.
Метод 3: Не откладывайте работу на потом и оставайтесь на рабочем месте
Приступайте к своему проекту как можно скорее
Не стоит откладывать проект, даже если до дедлайна ещё много времени. Чем раньше вы приступите к проекту, тем быстрее вы его закончите. Ожидание неприемлемо, потому что чем больше вы откладываете, тем больше времени в конце придётся тратить на выполнение работы.
Аналитический паралич возникает, когда человек слишком долго анализирует проблему, не приступая к действиям. Это может привести к срыву сроков выполнения проекта или даже к его провалу в целом.
Будьте лидером
Важно не оправдываться за ошибки, а учиться на них. Необходимо объективно оценивать ситуацию и искать способы улучшения. Берите на себя ответственность за неудачи и не обвиняйте в них других людей. Станьте инициативным, проявляйте лидерство и продвигайте себя вперёд.
Рассказав о крайнем сроке другу или члену семьи, вы также можете обеспечить себя мотивацией выполнить задачу вовремя.
После окончания работы встречайтесь с друзьями
Не отвлекайте себя на развлечения, вечеринки и другие мероприятия, пока не догоните взятый на себя график. Для людей, которые легко отвлекаются, это особенно важно. Выполните работу в срок и вы сможете наслаждаться общением без ощущения вины.
Сообщите своим друзьям о важном дедлайне на работе, поэтому вы не можете идти куда-нибудь с ними, пока не закончите все свои дела.
Подберите для себя подходящее рабочее пространство
Если ваше окружение утомляет или не вдохновляет, рассмотрите возможность изменить своё рабочее место, поскольку оно влияет на ваше настроение. Если вы работаете на ноутбуке, то даже посещение местного кафе может быть разумным решением.
Если вы хотите сохранять свою продуктивность, попробуйте просто поменять комнату, где вы находитесь.
Устраните все факторы, которые могут отвлечь вас
Отвлекающие факторы, такие как социальные медиа, беспорядок на рабочем месте, бесполезные встречи и другие, могут существенно влиять на вашу концентрацию, затруднять выполнение задач и приводить к снижению продуктивности и эффективности — найдите способ избавиться от них. Для того, чтобы успеть выполнить работу вовремя, можно применить два простых метода: выключить звук на телефоне и временно не заходить в социальные сети.
Существуют даже приложения для мобильных устройств, которые блокируют уведомления от социальных сетей, чтобы вы не теряли время впустую.
